Arbeidsrecht, LEAN

Je boekhouding uitbesteden: 3 dingen waar je op moet letten om schade te voorkomen


Je boekhouding uitbesteden: 3 dingen waar je op moet letten om schade te voorkomen


Je boekhouder of accountant kan een fout maken. Denk aan een fout in de belastingaangifte, cijfermatige fouten in de jaarrekening of het te laat indienen van een aangifte. De gevolgen daarvan kunnen groot zijn en komen in beginsel voor rekening van jouw onderneming.


Waarop moet je letten als bestuurder van een onderneming bij het uitbesteden van de boekhouding, of te wel, hoe minimaliseer je de kans op schade? Hierna volgen drie tips.


1. Let op het verschil tussen een accountant en een boekhouder.

 

De boekhouding kan je laten doen door een boekhouder of accountant. In het spraakgebruik worden de begrippen accountant en boekhouder regelmatig door elkaar heen gebruikt. Er zijn echter wel degelijk verschillen en deze kunnen een rol spelen bij de mogelijke aansprakelijkheid en de mogelijkheid om schade vergoed te krijgen.
Het verschil tussen beide is onder meer gelegen in de opleiding(en) die zij hebben genoten (en daarmee verband houdend: vaak ook het uurtarief dat men hanteert). Accountant is een beschermde titel, boekhouder niet. Dit betekent dat iedereen zich boekhouder mag noemen, hetgeen enig risico met zich meebrengt bij het uitbesteden van je boekhouding. Je weet immers niet of iemand een relevante opleiding heeft en capabel is. Omdat er geen kwaliteitscontrole is, is het verstandig om in je omgeving te informeren naar ervaringen van anderen met een betrouwbare en kundige boekhouder.
Bij accountants weet je in ieder geval zeker dat iemand een opleiding tot accountant heeft gevolgd, waarbij een onderscheid wordt gemaakt tussen RA-accountants (universitair geschoold) en AA-accountants (HBO geschoold).
Toch is een opleiding geen garantie, immers, iedereen maakt wel eens fouten. Daarom is het belang van een goede verzekering groot. Accountants moeten zich verplicht verzekeren, boekhouders niet. Wanneer iemand niet verzekerd is en zijn onderneming ook geen verhaal biedt, heb je vrij weinig aan een rechterlijke uitspraak dat de boekhouder aansprakelijk is voor jouw schade. Er valt dan namelijk niks te halen. Vraag dus aan je boekhouder of hij verzekerd is.
2. Leg afspraken schriftelijk vast!


Vaak wordt de opdracht aan de boekhouder mondeling gegeven of is het voor beide partijen vanzelfsprekend wat er onder de opdracht valt (zoals bijvoorbeeld het jaarlijks opstellen van de jaarrekening).
Toch doe je er goed aan om de opdracht schriftelijk vast te leggen, met name indien minder vanzelfsprekend is welke werkzaamheden je van de boekhouder of accountant verwacht (zoals bijvoorbeeld het aanvragen van een eenmalige subsidie of fiscale regeling). Dit hoeft niet noodzakelijk in de vorm van een overeenkomst, een e-mail met daarop een akkoord van de boekhouder kan voldoende zijn, als de afspraken maar duidelijk zijn. Vaak is het een kleine moeite, maar kan het een hoop problemen voorkomen.
Een veel gehoord misverstand is dat een mondelinge overeenkomst geen overeenkomst is. Ook een mondelinge overeenkomst, zal partijen aan de afspraken binden. Het advies om de afspraken vast te leggen, heeft te maken met je bewijspositie. Mocht je de boekhouder aansprakelijk willen stellen, omdat hij bepaalde afspraken niet is nagekomen, dan zal jij in beginsel moeten bewijzen dat die afspraken zijn gemaakt. Zonder schriftelijke opdracht zal dat heel lastig kunnen worden.

3. Let op: publicatie van de jaarrekening is een bestuurstaak

Bovendien is het natuurlijk van belang om zelf tevens alert te blijven op de verplichtingen die gelden ten aanzien van de boekhouding. Het deponeren van de jaarrekening is bijvoorbeeld de verantwoordelijkheid van de bestuurder(s) van de onderneming.
Dat betekent dat als deze taak wordt opgedragen aan de boekhouder of accountant, bestuurders zich niet kunnen verschuilen achter de boekhouder of accountant als dit niet tijdig is gebeurd. Het ligt op de weg van de bestuurder tijdig te verifiëren of de publicatievoorschriften zijn nageleefd. Naast de eventuele aansprakelijkheid van de boekhouder of accountant ben je hiervoor als ondernemer zelf aansprakelijk. Bovendien is niet tijdig publiceren van de jaarrekening een economisch delict waarvoor een straf of boete kan worden opgelegd.

Samengevat


Kort samengevat, zijn de volgende drie aspecten dus van belang:

  • Let goed op bij de keuze van de boekhouder of accountant;

  • Leg afspraken zo veel mogelijk schriftelijk vast; en

  • Blijf zelf alert op de verplichtingen die ten aanzien van de boekhouding gelden.


En wat kan je doen als er toch een fout wordt gemaakt waardoor je schade lijdt? Wanneer is een boekhouder of accountant aansprakelijk? (Lees hiervoor ‘Aansprakelijkheid van de boekhouder’)

Author


Avatar